マルチタスクができない原因と5つの対策方法を紹介します。【仕事編】

マルチタスクができない原因と5つの対策方法を紹介します。【経験済】仕事について

こんにちは。Yukkyです。
今回はマルチタスクができない原因と5つの対策方法というテーマに沿って
実際にマルチタスクが苦手だった僕が改善した対策方法を紹介したいと思います。

この記事は、こんな悩みや疑問を持った人に向けて書いた記事です。

  • マルチタスクができなくて悩んでいる
  • マルチタスクが苦手だから仕事が進まない
  • 頭の中が整理できずに焦ってしまう。

この記事を通して少しでも参考になっていただければ嬉しいです。

そもそもマルチタスクとは?

そもそもマルチタスクとはどういう事なのでしょうか?
マルチタスクとは、複数ある業務や作業を同時にもしくは、一定のスケジュール内に並行に進めていく事を言います。

「パラレルに考える」とか「パラレルに進める」という言い方も同様の意味となります。

このマルチタスク、上手にできる人はたくさんいます。
仕事が早い人や頭の回転が早い人は総じてマルチタスクが出来る人が多い印象です。

僕自身の業務もマルチタスクを進められる能力を求められる職種ですが(Webディレクションやプロジェクト管理)初めは僕自身マルチタスクがとても苦手なタイプでした。

現代ではシングルタスクの方が効率が良いという説もたくさんあります。
僕もその説には大いに同意しているのですが、とはいえ業務上マルチタスクでやらないと一向に進まない業務もあります。

そこで僕なりにマルチタスクができない原因と出来るようになる為の対策を考えて実行してみました。

マルチタスクができない原因は脳内整理ができていないから

実体験を基にして考えて見ると、マルチタスクができない時というのは頭の中が整理できていない、頭の中が散らかっている状態だと思います。

なぜそうなるのかというと、自分が集中しているときにチャットが来たりメールが来たり、話しかけられたりして集中力が途切れる・・とか、タスクが一気にきてパニック状態になるからです。

自分の行動と集中を妨げられた場合、頭の中の整理がつかなくなることがあります。

その結果、対応すべき優先順位がわからないままなんとなく業務を進めてしまったり、業務が止まってしまったりして脳のエネルギーを消耗する悪循環になるのです。

ですが、これは工夫次第で改善できますよ。

頭・脳が忙しくなっているところで一呼吸。

頭の中を整理する事で改善できます。

では具体的にどのように頭の中を整理していけば良いのでしょうか。

マルチタスクが苦手な人への対策方法

マルチタスクができないと悩んでいるひとへおすすめの対策方法を紹介します。
結論から言うと下記5つの方法を試してみるのが良いと思います。

①タスクを紙に書き出す
②タスク管理ツールを使う
③優先順位をつける
④複数あるタスクは5分でも良いので一回すべて実行してみる
⑤周りの人にお願いできそうなタスクは思い切ってお願いする

僕はこの5つの方法を実施して、今ではマルチタスクでも無理なくこなせるようになってきました。
時と場合によって自分で使い分けています。

では、もう少し深堀りして解説します。

タスクを紙に書き出す

これは僕が1番おすすめする方法です。

まずは思いつくタスクとやるべきタスクをすべて箇条書きで洗い出してみる事をおすすめします。

そしたら書き出したタスクに重要度・優先度で割り振って、1番目に着手するタスクを決めます。

時間のかからないタスクから早めに消化していくと結構はかどります。

そして紙の良い所は消化したタスクに対して打ち消し線を入れたりメモを記載したりできるので、
タスクが進んでいる感がでますし、実際にタスクを消化できているのでどんどん消化させたいというモチベーションになります。

ちなみにタスクは細かく分解して洗い出すとより精度高く効率的に業務を進めることができますよ。

おすすめの本とノートを紹介します。

これは良書です。ベストセラーにもなっています。

モレスキンは様々な業界の人が愛用する人気のノートです。書きやすさ抜群。

タスク管理ツールを使う

2番目におすすめなのはタスク管理ツールを活用することです。

今ではスマホアプリでもオンラインサービスでもたくさんのタスク管理ツールが溢れています。

デジタルの方が紙より管理しやすいという人はぜひタスク管理ツールを使ってみてください。

僕はBacklogというツールとTrelloというタスク管理ツールを活用しています。

Backlogは仕事でメイン活用していますし、Trelloはプライベートで使っています。

直感的な操作ができたり、自分のやるべきことが見える化されるのでおすすめです。

優先順位をつける

これも非常に大切です。

タスクを洗い出したらまずはどの順番でタスクを遂行していくべきかを判断する必要があります。

頭の中だけで考えるよりもアウトプットして緊急度・重要度を判断して優先順位を決定しましょう。

そしたらまず最初にやるべきタスクがわかります。

複数あるタスクは5分でも良いので一回すべて実行してみる

タスクが複数あると、注意散漫になったり集中しきれない時もあります。

優先順位もうまく割り出せないときもあったり、タスクのボリュームがイマイチ把握できない事もあります。

そういうときはついつい面倒くさそうなタスクは後回しにしてしまいがちになりますが、まずは一つのタスクを5分でも良いので着手してみましょう。

そうすると不思議な事に、「このタスクはあまり時間がかからなそうだな」とか、「このタスクは時間がかかりそうなのでスケジュール調整が必要だな」等の判断が出来るようになります。

不思議と着手してみた事でわかることってあるんですよね。

何もしないで後回しにするのが一番良くないです。

周りの人にお願いできそうなタスクは思い切ってお願いする

5つ目は、現実的に考えて期日内にタスクを終わらせることが難しくなりそうな事だってありますよね。

そのような場合は思い切って周りの人に頼ってみましょう。

先輩後輩、その他派遣の人やアルバイトの人でも誰でも良いです。

まずはお願いしてみましょう。

お願いすることは決して悪いことではありません。

それより一人で抱え込みすぎてタスクに遅延が発生して期日までに業務が終わらないことの方が問題です。

そのかわり、誰かに手伝えてもらった時はお礼をする事と今度は自分が相手のタスクを巻き取ってあげたり手伝ってあげることは絶対に忘れないようしてください。

そうすることで自分の信頼が高まったり人間関係も良くなります。

マルチタスクは工夫次第で出来るようになる。

というわけで、今回はマルチタスクができない原因と対策について紹介しました。

上記で紹介したとおり、マルチタスクができないと諦めるのではなく、工夫次第で改善できますよ。

繰り返しになりますが、僕自身もマルチタスクができずに何回もタスク遅延が起きたりして思うように仕事がはかどらない経験をしてきました。

もちろん外的要因でタスクが進まない事もありますが、その他の事はだいたい工夫次第でなんとか業務をまわせるようになります。

自分にあったマルチタスクの進め方を実践してみて、良い方法があったら継続してみてください。

続けると習慣になっていつの間にか意識せずともマルチタスクができるようになるはずです。

この記事の内容が少しでも参考になったら幸いです。

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