仕事を効率良く進める方法とは?【ツールを使いこなすと効率的になる】

仕事を効率良く進める方法とは?【ツールを使いこなすと効率的になる】仕事について

仕事が早い人と仕事が遅い人とではどこに違いがあるのでしょうか?

仕事が早い人はいかに効率的に仕事を進める事ができるのか。という思考を常に持っていますが、仕事が遅い人はゆっくり丁寧に対応したりするケースが多いです。

上記は一例ですが、仕事は速いが正義です。

今回は仕事を効率良く進める方法テーマで下記の疑問に答えます。

  • 周りの人に仕事が遅いと言われて気にしている
  • 仕事量が多いので効率よく仕事をこなしたい
  • 仕事を早く終わらせて残業を無くしたい。

こんな疑問や要望に対して解説します。

 記事をかいている人

・Webマスター職として企業に勤務(現役)
・Web業界歴8年

仕事を効率良く進める方法とは?

結論を先に言うと、仕事を効率よく進めるには「思考法を変える」と「ツールを使いこなす」という2点があります。

この2点を意識して仕事を進めると生産性を大幅に高めることができます。

例えば、

・仕事が早い人は、まず直ぐ出来る事をとっとと片付けます。

・仕事が遅い人は、時間がかかることから先に着手します。

このように、仕事に対するスタンスが違っています。

仕事には必ず納期がありますので、自分のペースでできると思わないほうが良い。

これは意識したほうが良いです。

もう少し細分化すると仕事が早い人と遅い人には下記のような違いがあります。

仕事が遅い人【非効率】
  • 考えながら作業する
  • 時間がかかりそうなタスクから着手する
  • 自分の抱えているタスクを分解しない
  • 全部自分でやろうとする
  • 丁寧かつ完璧を目指す
  • 自己流で仕事を進める
  • 自分のペースで仕事を進める
仕事が早い人【効率的】
  • 考えてから作業する
  • 直ぐ終わるタスクから着手する
  • まずはタスク分解から行う
  • 人にお願いする
  • まずは70点の出来でもいいから終わらせる
  • ググって早く終わらせる方法を模索する
  • 納期と関わる人の時間も考慮する

このような感じでしょうか。

「仕事が遅い人」の箇所については、僕が新入社員の時に注意された事がほとんどです。
注意されたことによって、徐々に自分の仕事の進め方を変えていくことが出来ました。

思考を変えるだけでわりと早く仕事を終らせる事が出来るようになります。

仕事が早く効率的な人の思考法

仕事を効率的に進める事ができる人には仕事に対するスタンス・思考法があります。

一番わかりやすいのは考える事と実際の作業を分けて対応するのがおすすめです。

理由は、考えながら作業を進めるとどうしても仕事の効率が落ちるからです。
例えば、PowerPointを使った資料作成を行う際に、考えながら手を動かして作業するのはあまり効率が良くないです。

逆に、先に資料の骨子を考えて、紙でもパソコンのメモ帳でも良いので要点とストーリーを書き出します。

そうすると資料化したいことがまとまり、頭の中もクリアになるので、あとは自分が考えた骨子に沿ってPowerPointで色付けしていくだけです。

はじめに考えをまとめることができているので、資料化するスピードも圧倒的に早くなります。

考えるタスクは完了しているので、あとは見やすさを重視して資料を起こしていくのみなので余計なカロリーを使わなくて済みます。

メール一通送るのも同様で、まずは伝えたい事を整理して明確にしてから文章を書いていくとメール作成のスピードが変わります。

楽をしたいというのは悪いことではない。

仕事が早い人は楽したがりの人も結構多いです。
楽するためにはどうしたら良いだろう?といった思考ですね。

これは決して悪いことではないので、是非試してみてください。
楽する=効率的に仕事を終らせるにつながります。

サボる=楽をする。ではなく、楽をして早く終わらせる。の考え方ですね。

速いは正義。100点を目指さない。

仕事を早く終わらせるのは正義です。
仕事には必ず期限があります。

例えば、1つの仕事を丁寧に進めて期限ギリギリに出して修正が入ったらどうでしょう。

時間が無くて残業、もしくは徹夜で終わらせるなんて事も発生するかもしれません。

これだとかなりのストレスですよね。

仕事を効率的に行う人は、はじめから完璧を目指しません。

まずは70〜80点の出来でも良いので全体を形にしてから、2,3日前には一回確認を取ります。

そこで修正が入ったとしても時間の余裕があるので、他の仕事と並行して進めても期限には間に合わすことが出来るようでしょう。

80点だったものをより100点に近い成果物にブラッシュアップして提出することも可能です。

精神的にも健全ですね。

仕事を効率的に進める為にはツールを使い倒す

仕事を効率的に進めるにはツールを使い倒しましょう。
アナログでもデジタルでも自分がやりやすい方法で構いません。

ここは自己流でもOKです。

 

誰にでもできて一番おすすめできるのは紙に書き出す事です。1日のスケジュールとやるべき仕事を朝一番で紙に書き出して、1日の内に消化できるように予定を組みます。

今も僕はこの方法を使っていますが、とても仕事が捗るし、やるべきことを見える化するだけで生産性は劇的に向上することを実感しました。

途中で差し込みの仕事が入ったとしても優先順位がつけやすいので、明日できることとその日の内にやらなければならない事ですぐに切り分けることができます。

パソコンを使うならショートカットの活用は必須

パソコンを使う仕事であればショートカットは確実に習得しておきましょう。
自分が使いやすいようにパソコンの設定を変えても全然OKです。

コピペのショートカットはもちろん、ブラウザ操作やメールのツールにおいてもショートカットを使って操作できるとかなり仕事が早くなるし、自分も楽になりますよ。

マウス操作を極力減らすことがポイントです。

自動化できるところは自動化させる。

これはプログラミングのスキルがある人や、エクセルのマクロが組める人はぜひ活用してください。勤怠の打刻や、ブラウザ操作、エクセル操作やデータ収集もプログラミングで全部自動化できます。

今まで3時間位かかっていた作業が1回のクリックで1分で完了できちゃう。なんていうのも極々普通にあります。

 

プログラミングが出来なくても「〇〇 自動化」という検索キーワードで検索かければ、先駆者が作ったプログラムやツールが何かしらHITします。
※独自性の高い作業の場合はHITしない例もあります。

 

自分の作業を以下に楽して効率的に仕上げるかを考えると、プログラミングはかなり強力な武器になります。一度覚えると自分のスキルになりますので、この機に勉強してみるのも良いと思います。

※今では小学生も学校で学ぶそうです。

 

 

という訳で、今回は回は仕事を効率良く進める方法というテーマで、仕事を効率的に進める人と仕事が遅い人の例を出して解説しました。

仕事を早く終わらせる事ができれば自分の時間にゆとりが持てますし、ゆとりがあれば副業や勉強、家族との時間に当てることができます。

時間は有限です。時間だけは何をしても取り戻せないので、有効に活用したいところです。

それではまた!

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